Um dos métodos mais práticos de planejamento que se conhece é o PDCA. É uma ferramenta relativamente simples, mas que abre grandes vetores em meio à um plano, seja ele de ação, para algo de P&D ou mesmo em nosso dia-a-dia.
Apesar de fácil, essa ferramenta deve e precisa ser difundida em todos os níveis organizacionais, como forma de aplicação do processo de melhoria contínua. O ciclo é de fácil compreensão, seu aprimoramento, depende do seu uso, pois tanto pode ser um plano completo, como pode ser uma fração de um planejamento maior.
O PDCA, da sigla Plan, Do, Check e Act ou Planejar, Executar, Verificar e Agir, é subdividido em 4 etapas. A primeira delas é o “Planejar”, é nesse momento que iremos compor nossa estrutura base do plano:
O que? O que será realizado? O que iremos mudar? O que podemos fazer?
Quem? Quais serão os envolvidos na ação ou etapas de execução, qual será a equipe?
Quando? Qual(is) os prazos estipulados? Existe mais de uma data? Tem hora para concluir?
Como? De que forma será feito, quais são as instruções para executar?
Onde? Em qual local, setor, área, unidade, cidade, etc. será feito ou aplicada a ação ou plano?
Porque? O motivou a idealizar a ação ou o plano?
Quanto Custa? Qual(is) serão os valores ($) que serão empreendidos ou que estão disponíveis para a(s) etapa(s) do plano?
De posse dessas informações, iremos partir para o segundo passo que é executar, fazer ou no popular “por a mão na massa”. Iremos colocar o plano em prática, executando passo-a-passo conforme o que foi planejado.
Depois, iremos fazer as verificações ou coleta de dados, onde poderemos construir as análises a fim de validar a ação ou não. No caso de existir algum desvio na ação proposta e executada, partiremos para o quarto passo, que é tomar as ações necessárias para corrigir o problema. Caso não seja possível, se faz novamente o giro do PDCA para a ação, reformulando as informações.
O PDCA é um processo simples de planejamento, e inconscientemente, o fazemos girar todos os dias em vários momentos de nossa vida. Difunda, divulgue, ensine, com certeza sua equipe e sua empresa terão muito a ganhar com esse método prático, fácil, objetivo e ágil de planos de ação.
Até a próxima!
sexta-feira, 26 de junho de 2009
A desmistificação dos indicadores financeiros
Tenho recebido algumas perguntas e dúvidas quanto aos indicadores de processo que se deve ter no SGQ de uma organização, seja ela de pequeno ou grande porte. Dentre todas as questões que recebi o que mais gera dúvida, são os indicadores financeiros.
Em grande parte, não são ou não podem ser abertos a todos os colaboradores, mas existem indicadores que são fundamentais, principalmente para que possam alavancar o crescimento da organização.
Por exemplo, o indicador de Lucratividade ou Lucro Líquido de uma empresa, em sua maioria, é aberto apenas ao corpo diretor e não aos demais colaboradores, mas o indicador “Índice de inadimplência” pode e deve ser trabalhado com afinco para que o anterior possa crescer.
Entre as dúvidas, apareceu o Vale Transporte (VT), Vale Refeição (VR) e o Pagamento em dia do Salário. Bem, traduzindo isso para o cotidiano, não podemos tratá-los como indicadores, essas são obrigações ou pelo menos direitos adquiridos ou ainda benefícios oferecidos as pessoas. Por exemplo, pegamos o Vale Transporte (VT) como indicador, como poderemos medir ou monitorar? Qual é a meta? Existe? Ora, uns utilizam, outros utilizam parcialmente, outros usam veículo próprio, outros não utilizam esse benefício. Da mesma forma para o VR, já Pagamento de Salário e outros similares, são direitos, e não podem ser tratados como indicador.
Trazendo para o processo financeiro, além do já citado “índice de inadimplência”, cuja meta pode e deve ser 0%, temos outros como “Pagamentos em dia (Contas a Pagar)”, “Descontos Obtidos”, “Custo mensal de Assistência Técnica”, “Faturamento”, “Reclamação de Duplicatas com Erros” entre outros, que permitam enxergar de forma produtiva o desempenho do processo e da empresa como um todo.
Se pararmos para pensar, quase todos os indicadores convertidos e expressos em valores monetários, seja em moeda real ou da empresa, podem não estar diretamente ligados ao processo financeiro, mas pode ser monitorado por ele. Talvez essa seja uma dificuldade a ser superada, identificar o que o financeiro pode medir e monitorar.
Existem exemplos de indicadores que envolvem valores que são controlados por outras áreas, por exemplo, “Custo da má Qualidade”, “Quebra no Processo Produtivo”, “Eficiência de Produtividade”, “Custo de Manutenção”, em fim, N indicadores expressam valor monetário, e outras áreas monitoram. Cabe ao gestor do Processo Financeiro definir o que ele julga necessário para sua área e suas estratégias. Lembre-se, use somente o que julgar necessário, nem sempre o que serve para um serve para outro.
Até a próxima!
Em grande parte, não são ou não podem ser abertos a todos os colaboradores, mas existem indicadores que são fundamentais, principalmente para que possam alavancar o crescimento da organização.
Por exemplo, o indicador de Lucratividade ou Lucro Líquido de uma empresa, em sua maioria, é aberto apenas ao corpo diretor e não aos demais colaboradores, mas o indicador “Índice de inadimplência” pode e deve ser trabalhado com afinco para que o anterior possa crescer.
Entre as dúvidas, apareceu o Vale Transporte (VT), Vale Refeição (VR) e o Pagamento em dia do Salário. Bem, traduzindo isso para o cotidiano, não podemos tratá-los como indicadores, essas são obrigações ou pelo menos direitos adquiridos ou ainda benefícios oferecidos as pessoas. Por exemplo, pegamos o Vale Transporte (VT) como indicador, como poderemos medir ou monitorar? Qual é a meta? Existe? Ora, uns utilizam, outros utilizam parcialmente, outros usam veículo próprio, outros não utilizam esse benefício. Da mesma forma para o VR, já Pagamento de Salário e outros similares, são direitos, e não podem ser tratados como indicador.
Trazendo para o processo financeiro, além do já citado “índice de inadimplência”, cuja meta pode e deve ser 0%, temos outros como “Pagamentos em dia (Contas a Pagar)”, “Descontos Obtidos”, “Custo mensal de Assistência Técnica”, “Faturamento”, “Reclamação de Duplicatas com Erros” entre outros, que permitam enxergar de forma produtiva o desempenho do processo e da empresa como um todo.
Se pararmos para pensar, quase todos os indicadores convertidos e expressos em valores monetários, seja em moeda real ou da empresa, podem não estar diretamente ligados ao processo financeiro, mas pode ser monitorado por ele. Talvez essa seja uma dificuldade a ser superada, identificar o que o financeiro pode medir e monitorar.
Existem exemplos de indicadores que envolvem valores que são controlados por outras áreas, por exemplo, “Custo da má Qualidade”, “Quebra no Processo Produtivo”, “Eficiência de Produtividade”, “Custo de Manutenção”, em fim, N indicadores expressam valor monetário, e outras áreas monitoram. Cabe ao gestor do Processo Financeiro definir o que ele julga necessário para sua área e suas estratégias. Lembre-se, use somente o que julgar necessário, nem sempre o que serve para um serve para outro.
Até a próxima!
O bicho papão se chama “Auditor”?
Vemos nos processos de auditorias tanto internas quanto externas que os colaboradores e/ou empresas encaram a auditoria como uma sentença e o auditor como “bicho papão” ou “carrasco”. Bem, a verdade é totalmente inversa a esse trato. A figura do auditor ainda é encarada com certo receito, uma vez que o colaborador será questionado sobre o seu trabalho, seus métodos de avaliação, inspeção, controles, etc.. Mas não será nada além do que o colaborador não saiba.
É fato que as vezes se fica apreensivo com os resultados, ora, eles vão para o comitê e direção na reunião final da auditoria. Mas esse apreensão ou medo deve ser encarado de outra maneira. O papel do auditor é apenas verificar se as regras estabelecidas pelos processos e atividades estão sendo cumpridas. O auditor aponta os pontos falhos, ou seja, o que se escreveu mais não foi cumprido, e não só isso, numa espécie de consultoria personalizada, aponta oportunidades de melhoria, que irão abrir portas para até futuras inovações.
Certa vez, um diretor presidente de uma empresa, em conversa sobre auditorias, citou o seguinte:
“Os auditores são os anjos da guarda dos nossos colaboradores e de nossa empresa. Eles nos ajudam a enxergar onde falhamos e não percebemos, e nos dizem onde podemos melhorar.”
O fato é que o auditor é uma peça fundamental dentro do Sistema de Gestão da Qualidade. Citei certa vez que, mesmo não sendo diretamente inserido dentro da área da qualidade, o colaborador faz parte do todo, e conhecendo a norma, mesmo que de forma não aprofundada, contribui muito para que os processos estejam sempre aderentes as regras que estabeleceram.
A dinâmica que vivemos hoje é enorme, como diz aquela frase tão batida, “a única certeza que temos é que tudo irá mudar”, ou seja, a velocidade com que as coisas acontecem, exige que mantenhamos um controle eficaz e eficiente do SGQ como um todo. O auditor é a peça chave que nos ajudará no dia-a-dia, quando está na sua atividade, contribuindo e dividindo o conhecimento com a equipe e tomando ações preventivas, e nas épocas de auditorias internas avaliando o desempenho do SGQ.
Já o auditor externo, tem grande importância, apesar de realizar uma auditoria mais despojada, por não conhecer a fundo o processo da empresa, mas tem uma bagagem enorme e uma visão diferente do que se está habituado, alguns até são consultores. Ele irá perceber pontos que nós, mesmo de áreas diferentes, as vezes não percebemos. O auditor externo irá, além de avaliar no SGQ por meio de amostragens, contribuir com momentos de consultoria dirigida, ajudando a aperfeiçoar processos por onde passa.
Cabe a nós aproveitarmos esses momentos e angariar conhecimento, tirar dúvidas, conhecer e aprender. Seja você um “anjo da guarda”, quando a empresa lhe indicar para fazer parte do grupo de auditores internos não perca a oportunidade. Será mais uma forma de crescimento e aprendizado para sua carreira.
Ah! Auditor não é o bicho papão!
Até a próxima!
É fato que as vezes se fica apreensivo com os resultados, ora, eles vão para o comitê e direção na reunião final da auditoria. Mas esse apreensão ou medo deve ser encarado de outra maneira. O papel do auditor é apenas verificar se as regras estabelecidas pelos processos e atividades estão sendo cumpridas. O auditor aponta os pontos falhos, ou seja, o que se escreveu mais não foi cumprido, e não só isso, numa espécie de consultoria personalizada, aponta oportunidades de melhoria, que irão abrir portas para até futuras inovações.
Certa vez, um diretor presidente de uma empresa, em conversa sobre auditorias, citou o seguinte:
“Os auditores são os anjos da guarda dos nossos colaboradores e de nossa empresa. Eles nos ajudam a enxergar onde falhamos e não percebemos, e nos dizem onde podemos melhorar.”
O fato é que o auditor é uma peça fundamental dentro do Sistema de Gestão da Qualidade. Citei certa vez que, mesmo não sendo diretamente inserido dentro da área da qualidade, o colaborador faz parte do todo, e conhecendo a norma, mesmo que de forma não aprofundada, contribui muito para que os processos estejam sempre aderentes as regras que estabeleceram.
A dinâmica que vivemos hoje é enorme, como diz aquela frase tão batida, “a única certeza que temos é que tudo irá mudar”, ou seja, a velocidade com que as coisas acontecem, exige que mantenhamos um controle eficaz e eficiente do SGQ como um todo. O auditor é a peça chave que nos ajudará no dia-a-dia, quando está na sua atividade, contribuindo e dividindo o conhecimento com a equipe e tomando ações preventivas, e nas épocas de auditorias internas avaliando o desempenho do SGQ.
Já o auditor externo, tem grande importância, apesar de realizar uma auditoria mais despojada, por não conhecer a fundo o processo da empresa, mas tem uma bagagem enorme e uma visão diferente do que se está habituado, alguns até são consultores. Ele irá perceber pontos que nós, mesmo de áreas diferentes, as vezes não percebemos. O auditor externo irá, além de avaliar no SGQ por meio de amostragens, contribuir com momentos de consultoria dirigida, ajudando a aperfeiçoar processos por onde passa.
Cabe a nós aproveitarmos esses momentos e angariar conhecimento, tirar dúvidas, conhecer e aprender. Seja você um “anjo da guarda”, quando a empresa lhe indicar para fazer parte do grupo de auditores internos não perca a oportunidade. Será mais uma forma de crescimento e aprendizado para sua carreira.
Ah! Auditor não é o bicho papão!
Até a próxima!
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